Blog de Toolea

Ya tenemos fecha. Será el 22 de Mayo cuando #tooleaV3 vea la luz. Una nueva interfaz, mejoras de usabilidad, nuevas features, responsive design adaptable a todos los dispositivos y sobretodo una gran sorpresa para todos los que ya sois usuarios de la plataforma. Pero eso, como comprenderéis no lo vamos a desvelar aún

Hoy os hablaremos de una pequeña-gran mejora que hemos aplicado a los proyectos (antes llamados grupos de trabajo): La creación de hashtags y filtro de contenido con los mismos.

Siguiendo el modelo de Twitter hemos aplicado a la composición de comentarios el caso #término con el cual cualquier usuario de un proyecto podrá crear un filtro para un determinado tema. Así si por ejemplo queremos hablar de los planos de un determinado proyecto bastará con incluir el hashtag #planos cuando estemos enviando el comentario. Una vez hecho esto verás a la izquierda todos los temas que se tratan en dicho proyecto, pudiendo hacer click sobre ellos y filtrando así el contenido de tu timeline.

Además de lo anterior también hemos aplicado este filtro a los propios comentarios. Así al hacer click sobre un hashtag dentro del timeline también filtrarás.

Otra utilidad que hemos incluido es el orden de los filtros y contador de uso, es decir, cuántas veces se ha repetido ese hashtag y en base a eso cuán importante es. Así tenemos ordenados por prioridad aquello de lo que más se está hablando en el proyecto.

Esto ha sido todo por hoy tooleanos. Esperamos que os haya gustado el avance y recordad que podéis seguirnos en Twitter con el hashtag #tooleaV3 o en nuestro Facebook.

Dentro de unos meses verá la luz la nueva versión de Toolea (la 3.0) gracias a la colaboración con 47 Degrees. Esta nueva versión irá acompañada de nuevas utilidades y una mejora considerable de la usabilidad y el diseño de la plataforma. Estamos ante el proyecto más ambicioso de Toolea… y os va a encantar.

Aquí os dejamos las líneas sobre las que estamos trabajando:

• Mejora de usabilidad: crear contenido en Toolea será más sencillo que nunca. Aún no os podemos avanzar cómo se hará pero sin duda os va a sorprender la sencillez con la que podréis trabajar dentro de la plataforma.
• Diseño responsive: Toolea v.3.0 se adaptará al dispositivo con el que la visualicéis, ya sea en vuestro Smartphone, Table o portátil.
• Nuevas funcionalidades: ¿Demasiado misterio? Lo sentimos, el documento aún tiene una marca de agua que dice: Top Secret.
• Premium: Después de un año en funcionamiento Toolea lanzará su servicio Premium. Será algo completamente novedoso, surgido del feedback que nos habéis enviado en estos meses.

Poco a poco os iremos soltando píldoras con nueva información sobre esta versión. ¡Estad atentos!

Ya está disponible una de las mejoras más importantes de Toolea: la integración completa con servicios externos de calendarios. Aquí os enseñamos cómo sincronizar vuestros calendarios de forma rápida y sencilla (en menos de 5 minutos)

En primer lugar debemos acceder a Toolea e ir a “Agenda” (también podemos hacer la sincronización desde Configuración—>Sincronizaciones o desde el botón azul de novedades llamado de la misma forma)

Haremos click en “Sincronizar Google Calendar”

Veremos que se abre una ventana en la que debemos dar acceso a la aplicación.

El siguiente paso es elegir qué calendario de Google Calendar queremos sincronizar

Una vez seleccionado, daremos acceso y podremos ver que la aplicación está sincronizada.

Como veis el Calendario ha cambiado, ahora tendremos todos los eventos de los próximos 30 días de Google Calendar en Toolea y todo lo que cambiemos tanto en la Agenda como en Google se verá reflejado en cualquiera de las dos plataformas. ¿Productivo, no creéis?

iCal y Outlook

Para los que uséis iCal u Outlook esto no será un problema, bastará con añadir la cuenta de Calendar que tengáis sincronizada con la Agenda de Toolea para ver reflejados los datos en estas plataformas. Para ello en iCal basta con hacer click en “Preferencias”—>”Cuenta”—>”Botón inferior izquierdo +”—>”Tipo de cuenta= Google”

De igual manera todo lo que cambiemos en iCal se reflejará en Calendar y Toolea y viceversa

Esperamos que esta guía os haya sido de utilidad. De cualquier forma sabéis que podéis poneros en contacto con nosotros para preguntarnos cualquier duda sobre esta nueva funcionalidad a través de la cuenta “Ayuda en Toolea”.

¡Un saludo y nos vemos en Toolea!

Hoy estamos de estreno: ¡¡¡Ya podéis sincronizar vuestras cuentas de Google Docs y Dropbox en Toolea!!! ¿Qué significa esto? En primer lugar que cualquier archivo que tengáis en vuestras cuentas podrá ser compartido en todos vuestros grupos de trabajo, “mi trabajo” (Intranet), con otros contactos y en vuestro perfil. Esto supone un tremendo avance a la hora de trabajar online con profesionales externos y compañeros. Además Toolea cuenta con una integración realmente profunda, no sólo se compartirán los archivos sino que cualquier miembro de vuestra empresa podrá trabajar en tiempo real con ellos, editando los documentos de Google Docs que queráis.

Multisubida

Otra de las mejoras que incluye esta integración es la multisubida de archivos. A partir de este momento podéis adjuntar desde vuestro ordenador tantos archivos como deseéis a Toolea. Y todo con un solo click, de forma rápida y cómoda.

Comparte sin límite

No hay límite de archivos, por lo que en un mismo comentario podréis adjuntar tantos documentos de Google Docs, Dropbox o de vuestro propio ordenador como queráis, todo aquello que os facilite el trabajo a vosotros y vuestro equipo.

Documentos públicos

Al compartir en vuestro perfil haréis que estos documentos sean de acceso público para todos vuestros contactos. De esta forma cualquier información, dossier o documento relevante que queráis compartir sin restricciones aparecerá en Toolea. Pero tranquilos, sólo aquellos que sean vuestros contactos podrán acceder a ellos.

Y todo gracias a vosotros

Vosotros fuisteis los culpables con vuestras sugerencias de que comenzásemos a trabajar en esta integración. Muchísimas gracias por vuestras sugerencias, si no fuera por ellas esto no sería posible. Y es que en Toolea estamos muy felices. Con este anuncio se cierra una semana de buenas noticias en la que nos hemos convertido en la primera plataforma española con la que trabajar online en España según los datos de Alexa Traffic Rank: no tenemos palabras para agradeceros todo este apoyo en 8 meses, la comunidad de Toolea es el verdadero motor de todo lo que estamos logrando

Nos vemos en Toolea

“Mi Trabajo” es el espacio profesional 100% privado de Toolea en el que las empresas pueden trabajar internamente.

Mientras hace unos años sólo las grandes firmas podían permitirse invertir en este tipo de programación Toolea ha acercado de forma gratuita las Intranets a toda clase de compañías: pequeñas, grandes o medianas. En este post os enseñamos cómo sacarle el máximo partido a este recurso, vamos a ello:

1. Comentarios cortos y concisos: Los españoles somos muy dados a escribir mensajes largos llenos de giros y rodeos, esto puede estar bien en determinados momentos pero ten en cuenta que quien lo reciba estará consumiendo parte de su tiempo en información que podrías haberte ahorrado. En Toolea podrás crear comentarios largos o cortos, como desees y dependiendo de la ocasión. Nuestro consejo: menos es más.
2. Divide en proyectos: Cualquier proyecto de tu empresa puede ser creado en Toolea, para ello basta con editar los permisos y usuarios y comenzar a crear tareas grupales o individuales. La productividad de las empresas se ve aumentada de forma drástica con este sistema de control ya que los administradores conocerán rápidamente los estados de las tareas y podrán enviar mensajes a los usuarios al cargo. Pero lo mejor es que cada proyecto y tarea puede tener una valoración económica y archivo adjunto, teniendo siempre de forma centralizada estos datos al alcance de cualquier persona con privilegios para ello.
3. Administradores y comerciales: En Toolea puedes dar privilegios a tus compañeros de trabajo (si eres administrador). Esta es una forma fantástica de aminorar la carga de trabajo de los usuarios. Cada tipo de usuario podrá realizar unas funciones, por ejemplo, los administradores pueden editar los datos de vuestro perfil de empresa. Los comerciales por su parte pueden hablar en nombre de la empresa en B2B y con los clientes en el perfil público.
4. Archivos: Tener los archivos dispersos en varios emails con copia a diferentes usuarios, en diferentes ordenadores o dispositivos de almacenamiento es uno de los puntos más conflictivos en materia de productividad dentro de una empresa. En “Mi Trabajo” esto se acabó: desde la pestaña archivos podréis visualizar y descargar cualquier archivo que hayáis compartido en vuestra Intranet, a partir de ahora todo será mucho más fácil.
5. Respuestas orientadas: Cada respuesta en Toolea dispone de un identificador que podrás ver seguido de @. Esto resulta muy útil para citar otros comentarios sin tener que copiar texto, os ayudará a focalizar las conversaciones en un punto y no repetir información

Esperamos que estos consejos os sean de utilidad, nosotros seguiremos trabajando en este sentido para hacer de Toolea el espacio ideal donde aumentar la productividad de vuestra empresa.

Y recordad que podéis preguntar lo que queráis a “Ayuda en Toolea” y colgar vuestras sugerencias en el siguiente enlace: http://toolea.uservoice.com/forums/121955-general

Hoy Toolea ha aplicado una de sus mayores y mejores funcionalidades: el algoritmo de expertos, con un objetivo claro: medir la calidad profesional de las personas, marcas y empresas por encima de cualquier cosa.

Sabemos lo importante que es saber si un profesional es bueno o no. En ocasiones puede suponer el éxito o fracaso en los negocios.

Internet parece estar lleno de “Expertos” y “Gurus”. Nuestro objetivo es medir realmente la calidad de estos profesionales, no sólo porque tengan muchos seguidores sino porque realmente lo valgan.

Ahí es donde el CV, las recomendaciones, trabajos realizados, contactos profesionales, análisis, noticias, votos y demás puntos a medir (hasta un total de 82) tienen un valor predominante. Con el nuevo algoritmo de Toolea Expertos los usuarios obtendrán puntos por lo buenos que son en un determinado tema o sector, como debe ser, lejos de influencias, de forma objetiva.

A raíz de lo anterior no sólo los profesionales obtendrán puntos. Como las empresas la forman personas, estas obtendrán puntos como expertos en función de los que tengan los primeros.

Y esto es sólo el principio, desde ahora Toolea centrará toda su actividad en la calidad de los profesionales, dentro de su empresa, de forma externa o individual, convirtiéndose en un espacio donde la información y la calidad sean los elementos centrales de la vida profesional.

Os dejamos algunos ejemplos:

Perfil de Señor Muñoz, experto en SEO y posicionamiento: http://www.toolea.com/senormunoz-2943

Perfil de Paco Toledo, especialista en Diseño: http://www.toolea.com/pacotoledoangulo-2141

Perfil de empresa de General de Servicios de Aire Acondicionado: http://www.toolea.com/empresa/generaldeserviciosdeaireacondicionado

¡Os esperamos en Toolea!

Como sabéis Toolea sigue una filosofía basada en su comunidad, en vuestras propuestas y sugerencias, mejoras y aplicaciones que consideráis más productivas para vuestra vida profesional.

Gracias a esta orientación esta semana hemos lanzado la nueva “Mi Trabajo”, un espacio increíblemente funcional y fácil de usar en el que cualquier empresa puede trabajar de forma rápida y precisa desde cualquier lugar y de forma gratuita. Prestad atención porque es Increible:

Proyectos y Tareas nació de vosotros; fuisteis vosotros, los usuarios de Toolea los que nos solicitasteis un lugar privado en el que controlar las tareas y los proyectos de una organización. Y así lo hemos hecho.

De lo más sencillo a las opciones más completas

Crear una tarea es una de las cosas más sencillas que puedes hacer dentro de “Mi Trabajo”. Basta con hacer dos clicks para tener tareas simples funcionando en cualquier momento. La mayoría de las tareas de una empresa son rutinarias y no demasiado complicadas, por ello puedes crear tantas como desees de forma intuitiva tan sólo escribiendo su nombre. ¿Pero qué pasa si quiero enviar tareas, poner fecha de finalización, prioridades…? Ningún problema; podrás editar increíbles opciones desde el panel de la tarea, desde fecha prevista de finalización hasta documentos adjuntos, sí, has oído bien, si quieres añadir un archivo a una tarea para facilitar su comprensión podrás hacerlo

Conversaciones

En innumerables ocasiones las tareas conllevan una conversación. Cuanto más complejas sean más posibilidades habrá de encontrar conflictos o dudas. Ahí es donde entran las conversaciones dentro de Tareas. Escribir y pulsar enter, con esos dos movimientos haremos saber a nuestros compañeros nuestras apreciaciones o problemas con la tarea. ¿No es genial?

Control económico

Además de las opciones anteriores, tanto en tareas como en proyectos puedes añadir una valoración económica que te ayude a controlar mejor tus proyectos. ¿Conoces esa sensación de satisfacción cuando terminas algo que te has fijado? Añádele un valor económico y verás

Vistas y filtros

Esto empieza a convertirse en una rutina. Entro en “Mi Trabajo” miro las tareas pendientes, envío unas cuantas a mis compañeros y otras propias y… de repente hay cientos de tareas en decenas de proyectos… ¡Socorro! No te preocupes. Hemos incorporado un sistema de filtros y visualizaciones en la parte superior para que todo sea paz y tranquilidad en vuestra empresa… El buen karma flotará en la oficina y todos estaréis contentos.

Esto es lo que hemos hecho chic@s, estamos muy contentos con el trabajo realizado y con la acogida que está teniendo desde el lanzamiento. Y todo, como siempre es gracias a vosotros y a vuestras sugerencias. Os seguiremos escuchando chic@s!

Dentro de menos de dos semanas, concretamente el Miércoles 21 de Marzo, la nueva versión de Toolea estará disponible. Desde ese momento todos los usuarios tendrán acceso a las nuevas utilidades, diseños y funciones de Toolea, como así lo han podido probar los beta testers desde hace ya varias semanas.

Antes de ese momento queremos adelantaros una de las novedades que más dará que hablar: Toolea Expertos.

Como sabéis, el objetivo de Toolea ha sido siempre ser una red profesional en la que cualquiera pueda manejar su faceta profesional de forma eficiente y gratuita. Para ello hemos implementado grandes avances en materia de usabilidad, diseño y nuevas funciones pero había algo que nos faltaba: darle al usuario la oportunidad de acceder a información profesional o añadirla de forma rápida y precisa.

Ese es el principal objetivo de Toolea Expertos. Si bien hay miles de usuarios registrados, no todos usan Toolea para trabajar online. Algunos son estudiantes, personas desempleadas o simplemente no interesadas en compartir archivos, tareas o comentarios con sus compañeros de trabajo. Estas personas se merecían una herramienta útil y profesional que satisficiese sus necesidades de información especializada, conociendo quién es el experto que la publicó, cuáles sus capacidades y puntuaciones en la materia y pudiendo demostrar a su vez las suyas propias en sectores o temas relacionados con aquello que dominan.

A partir del día 21 de Marzo todos aquellos profesionales que lo deseen podrán compartir noticias, análisis, enlaces, blogs relevantes de un determinado sector o tema, puntuar y ser puntuados, seguir a expertos y ser seguidos, conociendo y dando a conocer cuáles son sus intereses profesionales y qué información de valor están dispuestos a compartir.

Pero, qué hace diferente a Toolea Expertos. La respuesta es contundente: los usuarios de Toolea son profesionales, la información que compartan en Toolea también lo será y estará expuesta a votaciones de otros profesionales, dando así una respuesta a todo aquel que necesite acceder a estos conocimientos sabiendo de antemano de quién proviene dicha información. Además de lo anterior en cada tema/sector se creará un ranking en el que se mostrarán quiénes son los profesionales con más puntuación.

Internet ofrece actualmente más información que ningún otro medio pero cuántas veces nos hemos preguntado si esta información es de calidad o no. Toolea Expertos pretende solucionar esto con algoritmos basados en dos componentes profesionales: por un lado el propio perfil del profesional y sus relaciones profesionales y por el otro la valoración que otros expertos en el tema o sector en el que se comparta la información hagan.

Os iremos avanzando muchas más novedades de la nueva versión, de momento os dejamos con esta presentación de Toolea Expertos, espero que os haya encantado y recordad que no sería posible sin vuestras sugerencias, ayudas y apoyo chic@s!

Hoy lanzamos la nueva versión de Toolea. Sólo un mes y medio después del lanzamiento de la primera versión beta de la Web y después de analizar muchas de vuestras propuestas hemos decidido dar este paso tan importante. No sólo supone una serie de cambios trascendentales para la usabilidad de la Web sino nuevas herramientas y mejoras de las ya existentes que, esperemos, os encantarán . A continuación os apuntamos las mejoras más relevantes de la Versión 1.1.0 de Toolea:

• Conversaciones: Pensad por un instante en vuestra vida profesional, en las conversaciones que tenéis diariamente con otros profesionales. Todas ellas, sean privadas o públicas, formarán la relación entre vosotros dos. Es por esto que en Toolea hemos decidido crear el apartado “Conversaciones”, un lugar donde encontrar todo aquello que hablamos con uno o varios profesionales, ya sea a través de mensajes, publicaciones en su perfil, en Grupos de Trabajo, en Mi Trabajo, en Tareas… bien de forma individual o conjunta. Un gran paso hacia delante a la hora de aumentar la fiabilidad y productividad de una relación laboral, pudiendo acceder desde cualquier dispositivo con acceso a Internet a aquello que dijiste o te dijeron de forma ordenada y cronológica. De ahora en adelante no volveréis a perder información por no saber dónde se encuentra una u otra conversación, todo tendrá su orden y aparecerá archivado en vuestro apartado “Conversaciones” en Toolea.
• Sugerencias: ¿Echabais de menos sugerencias de profesionales a los que añadir a vuestra red? Con la nueva versión de Toolea se acabó eso de no encontrar a mis contactos. Ahora, en base a un algoritmo de recomendación que analiza los puntos comunes de varias personas, os aparecerán todos aquellos profesionales que no son vuestros contactos aún pero que seguro os serán de gran utilidad para trabajar online, ya sea haciendo Networking, compartiendo tareas, grupos de trabajo, citas profesionales en la agenda o simplemente recordando viejos tiempos en los que estudiabais o trabajabais juntos.
• Configuración de emails: Más privacidad, menos molestias. Sabíamos que teníamos que mejorar el número de emails que la actividad de vuestra cuenta en Toolea generaba. Por ello hemos creado un completo editor de los emails a recibir que acabará con las molestias. Si sois usuarios constantes de Toolea y pasáis en ella horas y horas al día, recibir por correo electrónico la misma información de Alerta que veis en vuestra interfaz en la que ya estáis conectados no tiene mucho sentido y puede resultar hasta molesto. Si por el contrario no estáis conectados mucho tiempo, habilitar el aviso vía email os ayudará a no perder el hilo a las notificaciones profesionales que se generan en vuestra red. Sea cual sea vuestro caso en Toolea podréis modificar los avisos como prefríais
• Visor de Conversaciones con un solo click: En Toolea podrás desde hoy mismo ver aquellas conversaciones nuevas que recibes con un solo click en el icono de Conversaciones en la parte superior izquierda de la pantalla. De esta forma lo más urgente estará siempre a tu alcance. El objetivo de este cambio es agilizar el proceso de comunicación con tus contactos profesionales, clientes y proveedores, para que se cree una relación rápida y precisa.
• Bienvenidos a B2B, el espacio donde comunicarte con otras empresas y prescindir del email. Podrás adjuntar los archivos que desees, escribir boletines y noticias que llegarán a quien quieras, tus clientes, proveedores o cualquier empresa de forma individual o en grupo. Nace una nueva forma de comunicación entre empresas, sin preocupaciones por si ha llegado o no un determinado correo, con la seguridad de la comunicación directa con las personas al cargo en las empresas con las que os relacionáis.
• Tus Intereses profesionales a escena: En Toolea sabemos que tus intereses profesionales  son esenciales para hacer una idea concreta y real de quién eres. En el nuevo apartado “Intereses” podrás añadir cualquier producto, trabajo relevante o empresa que te interese. De esta forma tus contactos sabrán qué es lo que te gusta como especialista en un determinado tema.

Estas son los 6 pilares básicos de la versión 1.1.0 de Toolea, nuevas mejoras, más utilidad, privacidad y funcionalidades que os facilitarán vuestra vida profesional siempre de forma gratuita. Esperamos vuestras opiniones, sugerencias y todo aquello que nos queráis hacer llegar para ir mejorando constantemente. ¡Adelante, uniros a la conversación!

Si algo nos falla a los latinos es la planificación. Solemos pensar que una Agenda no es necesaria para estructurar nuestra jornada laboral, que podemos llevarla de forma más o menos simple y conseguir que el día haya sido provechoso. Nada más lejos de la realidad.

Una buena planificación de Tareas, Agenda y, en general, del día de trabajo nos va a ayudar a ser más productivos, tener una vida más desahogada y reducir el stress. Dedicar tiempo a pensar en el “timing” de una determinada tarea, ponerse fechas límites de ejecución y esforzarse por llevarlas a acabo puede parecer un tema complicado y arduo, pero con un poco de práctica se convertirá en un modus operandi que nos solucionará grandes problemas en el futuro.

• Promueve reuniones con un horario de finalización: En España estamos acostumbrados a poner una hora de inicio a las reuniones, sin embargo, se nos olvida determinar otra para su fin. Hacer esto ayuda a ser más concisos, valorar el tiempo de los otros integrantes y, en definitiva, aumenta la productividad de la propia reunión.
• El tiempo de los demás también es oro: No llegues tarde, no entregues tarde tus tareas, piensa siempre en los demás, en su productividad y en la de sus empresas. Sólo de esta forma conseguirás que las otras personas tampoco te hagan perder el tiempo a ti.
• El tiempo destinado a planificación no se pierde, se invierte: Planificarte te ayudará a ganar tiempo más adelante, a poder hacer más cosas durante el día. ¿Porqué no pruebas a destinar parte de tu fin de semana en planificar la agenda de la semana siguiente? Es un momento ideal para dejarlo todo estructurado.
• Controla los tiempos una vez finalizada la tarea: ¿Te has retrasado? ¿Has acabado antes de tiempo? Haz un análisis sobre el tiempo empleado, la utilidad de la planificación y el éxito de la misma, ¿Te equivocaste al medir el “timing” de esa tarea? Ten todas estas cosas en cuenta para mejorar.

Por nuestra parte estos sencillos consejos creemos que os ayudarán a ser más eficientes y productivos, a tener más control sobre vuestra vida laboral y, por qué no, personal. Esperemos que os sean de utilidad y ya sabéis, estamos aquí para conversar y aprender con vosotros, si se os ocurren otros somos todo oídos