Blog de Toolea

Ya queda menos para que la versión 3.0 de Toolea vea la luz. Hoy os traemos un avance de lo que serán las “Smart tasks” o tareas inteligentes.

En los últimos meses habéis creado miles de tareas en Toolea. En base a eso hemos ido aprendiendo cómo mejorar sus funcionalidades y usabilidad. Así es cómo simples tareas se han convertido en tareas inteligentes. Y es que la creación, seguimiento y finalización de tareas será tan lógica que todo el proceso será realmente “Smart”

¿En qué mejorará la creación de tareas?

En #tooleaV3 hemos mejorado el momento y la forma de crear una tarea. A partir de ahora podrás crearlas desde cualquier cajetín de conversaciones. Hemos implementado un sistema de creación con el cual simplemente escribiendo ciertos términos estarás creando una tareas, enviándola a un contacto o grupo de contactos, asociándola a un proyecto… Suena bien, no?

Seguimiento fácil, no te compliques

Cuanto más sencillo sea el seguimiento de una tarea, bien sea individual o con varios compañeros, enviada o recibida, mucho más productividad para el trabajo que concierne. Por ello en #tooleaV3 podrás ver en todo momento cuáles son las tareas que han cambiado de estado o se han creado recientemente y en las que estás involucrado. Pero no sólo esto; en cada área accederás a la información que necesites, no tendrás porqué ir a un espacio genérico. Así en la Intranet de tu empresa verás las tareas asociadas a ella, en cada proyecto lo mismo, etc.

Finalización de tareas: time tracking mejorado

El famoso time tracking que a tantos nos trae de cabeza… Ayy si hubiésemos terminado aquella tarea que nos envió nuestro jefe a tiempo. Si, puede parecer que #tooleaV3 hace función de “chivato” en algunos casos pero nada más lejos de la realidad: os ayudamos a ser más productivos. Somos buenos, lo prometemos.

Con esta nueva versión también se verá mejorado el time tracking, posibilitando un control total de vuestras tareas enviadas y recibidas.

Seguiremos avanzando novedades de #tooleaV3 No dudéis en preguntarnos aquello que queráis saber, proponernos nuevas utilidades y, si os ha gustado el post, recomendarlo en Facebook y Twitter

Queda muy poco para que la nueva versión de Toolea vea la luz. Pero antes queremos adelantaros algunas de las mejoras y diseños que tenemos preparados para la Intranet de vuestra empresa

En vuestra Intranet compartir archivos, comentarios y tareas es ya una realidad, pero con #tooleaV3 todo será mucho más fácil y dinámico, aquí van las mejoras que os tenemos preparadas:

• Cajetín multifuncional: Desde un mismo sitio podrás crear el contenido que desees, desde un comentario simple a una tarea para varios usuarios. Todo centralizado y muy sencillo de usar.
• Diseño por apartados: Los espacios pasarán a ser cajas individuales donde se muestran las tareas, los comentarios y los archivos. Así todo estará localizable y accesible en cualquier instante.
• Más gamificación: Si algo está funcionando bien en Toolea es la gamificación. Cualquier profesional puede enviar “Well Done” a sus compañeros para valorar sus comentarios, tareas… su trabajo en general. A partir de ahora recibiréis “badges” o medallas por recompensas puntuales. Os va a encantar.
• Info, info y más info: Cuando paséis por encima de un usuario podrás ver su perfil resumido, sin necesidad de hacer click.

Y como muestra un botón: Aquí tenéis una captura del diseño de vuestra Intranet en #tooleaV3

Recordad que podéis seguir todos los avances de esta nueva versión en Twitter con el hashtag #tooleaV3

1. Colaborar mejor y más rápido: Uno de los objetivos más importantes de Toolea es reducir las barreras de comunicación que suponen los correos electrónicos y herramientas como la intranet que están limitadas únicamente a la colaboración interna dentro de las empresas. Nuestros usuarios confirman que cambiando los numerosos correos que se envían diariamente por tareas concretas y mensajes privados organizados por proyecto o grupo de trabajo se ahorra mucho tiempo, reduciendo también la necesidad de convocar reuniones ya que todos los miembros del equipo pueden encontrar toda la información disponible y seguir el progreso de sus compañeros en un mismo sitio. Así se evitan comunicaciones sin valor y las duplicidades de trabajo e información.

A la hora de colaborar con profesionales externos, como por ejemplo en la preparación del lanzamiento de nuevos productos o diseño o en la elaboración de nueva campaña de marketing, las restricciones que impone una intranet cerrada son innumerables. Todos los archivos e información relevante sobre el proyecto necesitan ser descargados desde dicha intranet y subidas de nuevo en forma de correo, enlace etc. para ser enviados a dichos colaboradores. Cualquier revisión posterior supone el mismo esfuerzo por ambas partes.

Toolea aporta a las empresas la posibilidad de crear espacios para trabajar online de forma rápida y segura garantizando más tiempo para trabajar en ideas y mejoras en lugar de constante duplicación de información.

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Los emprendedores tendemos a simplificar las cosas, hacerlas de modo informal. Sin embargo muchas veces una correcta planificación facilita las cosas.

Tecnificar resulta en beneficios en la mayoría de los casos. Para ello dividir en proyectos y tareas puede ayudarnos a ver con más claridad nuestras ideas, puntos fuertes y débiles.

Modelos de esquematización del trabajo hay muchos, sin embargo el que mejor te funcione será el que confecciones por ti mismo, aquí van unos trucos:

1. Pon fecha de finalización a tus tareas y haz un seguimiento de su cumplimiento: En base a ello puedes sacar tiempos medios y mejorar la planificación de tareas posteriores.
2. Involucra a otros en tus tareas: Muchas veces pensamos que simplificar una tareas es hacerla por nosotros mismos y punto. Nada más lejos de la realidad; comparte tus puntos de vista y divide las tareas para hacerlas más rápido y mejor.
3. Medio plazo: Muchas veces el corto plazo supone una salida desesperada para sentirnos bien. No has podido planificar tal o cual tarea y terminas apuntándola sin ningún tipo de esquema ni timing. El largo plazo por el contrario tiende a irse diluyendo. Nuestro consejo es que planifiques sólo lo esencial en el largo y la mayoría a medio plazo: seas consciente de los tiempos y las subtareas.
4. Una nota no es una tarea: Ten en cuenta que cuando apuntas algo no siempre tiene porqué ser relevante o llevarse a cabo. Aprende a dividir entre tareas y notas, esto te ayudará a priorizar y ser más eficiente
5. Control, control y control: Haz un listado de los errores que cometes en tus proyectos y tareas en materia de timing y planificación. Así serás más productivo en el futuro.

¿Y vosotros qué trucos usáis para mejorar la eficiencia de vuestra planifiación?