Blog de Toolea

Recompensar el esfuerzo de forma apropiada, también en la plataforma que tu empresa usa para trabajar. Ese era uno de nuestros objetivos en #tooleaV3. Por ello en esta nueva versión los usuarios obtendrán badges (medallas) cuando realicen determinadas acciones asociadas a la productividad, trabajo y esfuerzo.

No os vamos a adelantar todas las badges aún (ya nos conocéis como nos gusta el misterio), pero sí os podemos adelantar una muy especial, su nombre: Unbeatable

No será fácil que consigáis esta badge… necesitaréis hacer méritos en vuestra empresa recibiendo puntos “well done” de vuestros compañeros en tareas y comentarios, pero no una sola semana sino 4 consecutivas. Sí, habéis oído bien, tenéis que ser 4 semanas consecutivas el profesional de vuestra empresa con más “well dones” para obtener la badge Unbeatable. ¿Lo conseguiréis?

Esto ha sido todo por hoy tooleanos. Esperamos que os haya gustado el avance y recordad que podéis seguirnos en Twitter con el hashtag #tooleaV3 o en nuestro Facebook.

Suena muy bonito hablar de “trabajar en casa” como panacea para solucionar los problemas que surgen de la conciliación de la vida profesional con la personal, pero muchas veces esto puede ser un error.

Marissa Mayer, CEO de Yahoo! no quiere que sus programadores trabajen desde casa. Recientemente hizo unas declaraciones en este sentido. Pero ¿Tiene razón “La Mayer” al hacer esta declaración? Vayamos por partes.

Muchas veces tendemos a pensar que informalizar el ambiente de trabajo y todo lo relacionado con nuestro puesto tiene beneficios en materia de productividad, pero no tenemos en cuenta ciertos problemas derivados de la falta de contacto entre los profesionales.

La semana pasada los amigos de Emprendepymes publicaban una completa infografía de Socialcast sobre cómo ha evolucionado el trabajo en equipo a lo largo de los años. Aquí la tenéis:

Y es que de la colaboración surge en su mayoría en la oficina y, aunque gran parte de nuestro trabajo lo realizamos de forma individual, el contacto con los compañeros nos hace descubrir nuevas formas de hacer las cosas, enfoques y pensamientos que también favorecen la productividad.

Si, amigos, este artículo terminará abogando por lo políticamente correcto, contestando a aquello de ¿Trabajo desde casa si o no? con un “Depende”. Tengamos en cuenta las características del equipo, el tipo de trabajo y el contacto con el cliente pero no olvidemos que pasar tiempo con nuestros compañeros nos hará también más productivos.

Podríamos hablar de un modelo mixto como solución, como hace Google, en el que parte de las horas pueden ser trabajadas desde casa y otras en la oficina, pero no caigamos en comparaciones con empresas que disponen de muchísimos más recursos y medios para hacer un seguimiento muy fiable de la productividad.

Un buen cuadro de mandos

José Sánchez es uno de los profesionales que más sabe sobre cuadros de mando y medición de los objetivos empresariales. En la primera Charla de No More Suits adaptó en sólo 20 min. el modelo canvas al famoso cuadro de mandos. Aquí tenéis la PRESENTACIÓN

Aplicar esta metodología nos ayudará, entre otras cosas, a medir la rentabilidad en el puesto de trabajo de nuestros empleados, pudiendo tener datos reales y fiables con los que decidir qué tiempo (o no) trabajar desde casa.

Lo dicho amigos. Trabajar desde casa o no “DEPENDE” de muchos factores. Nuestro consejo: aplicar metodologías como el cuadro de mando que os ayuden a tomar esta decisión y por supuesto tened siempre presentes que debe no debe ser una decisión inamovible, sino adaptarse a la consecución de unos objetivos.

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Ya queda menos para que la versión 3.0 de Toolea vea la luz. Hoy os traemos un avance de lo que serán las “Smart tasks” o tareas inteligentes.

En los últimos meses habéis creado miles de tareas en Toolea. En base a eso hemos ido aprendiendo cómo mejorar sus funcionalidades y usabilidad. Así es cómo simples tareas se han convertido en tareas inteligentes. Y es que la creación, seguimiento y finalización de tareas será tan lógica que todo el proceso será realmente “Smart”

¿En qué mejorará la creación de tareas?

En #tooleaV3 hemos mejorado el momento y la forma de crear una tarea. A partir de ahora podrás crearlas desde cualquier cajetín de conversaciones. Hemos implementado un sistema de creación con el cual simplemente escribiendo ciertos términos estarás creando una tareas, enviándola a un contacto o grupo de contactos, asociándola a un proyecto… Suena bien, no?

Seguimiento fácil, no te compliques

Cuanto más sencillo sea el seguimiento de una tarea, bien sea individual o con varios compañeros, enviada o recibida, mucho más productividad para el trabajo que concierne. Por ello en #tooleaV3 podrás ver en todo momento cuáles son las tareas que han cambiado de estado o se han creado recientemente y en las que estás involucrado. Pero no sólo esto; en cada área accederás a la información que necesites, no tendrás porqué ir a un espacio genérico. Así en la Intranet de tu empresa verás las tareas asociadas a ella, en cada proyecto lo mismo, etc.

Finalización de tareas: time tracking mejorado

El famoso time tracking que a tantos nos trae de cabeza… Ayy si hubiésemos terminado aquella tarea que nos envió nuestro jefe a tiempo. Si, puede parecer que #tooleaV3 hace función de “chivato” en algunos casos pero nada más lejos de la realidad: os ayudamos a ser más productivos. Somos buenos, lo prometemos.

Con esta nueva versión también se verá mejorado el time tracking, posibilitando un control total de vuestras tareas enviadas y recibidas.

Seguiremos avanzando novedades de #tooleaV3 No dudéis en preguntarnos aquello que queráis saber, proponernos nuevas utilidades y, si os ha gustado el post, recomendarlo en Facebook y Twitter

Si, habéis oído bien, el término Grupo de trabajo era demasiado amplio y poco conciso, nunca os gustó, no nos engañemos. Y dado que Toolea está hecha en base a vuestras sugerencias y feedback aquí tenéis uno de los cambios más esperados. Bienvenidos a los nuevos Proyectos en Toolea.

¿Qué mejoras supondrán los proyectos respecto de los grupos de trabajo?

• Llegan los “well done”: valora el trabajo de tus compañeros de proyecto y siéntete valorado. Con cada well done enviarás puntos de productividad. El feedback recibido por parte de las empresas que ya han probado esta funcionalidad no podía ser mejor, por ello hemos decidido incluirlo en los proyectos, esos espacios privados en los que cualquier profesional podrá participar, ya sea miembro de tu empresa, cliente, proveedor…
• Customiza tus proyectos: Por fin podrás añadir fotos personalizadas a tus proyectos. De esta forma podrás identificar rápidamente y de un vistazo aquel en el que estabas trabajando internamente o con un determinado proveedor. Rápido y fácil, así es #tooleaV3
• Tooltips sobre los usuarios: Siguiendo el formato de Facebook o Google Plus, un resumen de la información del usuario será accesible cuando pases con tu ratón sobre su nombre. Pero lejos de quedarnos en mostrar este resumen hemos decidido incluir ciertas acciones como, por ejemplo, añadir a contactos. ¿Útil verdad?
• Filtros: ¿Echabais de menos añadir hashtags a vuestras conversaciones en proyectos como hacéis en la Intranet? “No problemo” En #tooleaV3 será posible

Captura de los proyectos en Toolea

Y es que, #tooleaV3 rocks!!!!

Recordad que podéis seguir todas las novedades de la próxima version en el hashtag #tooleaV3 y si queréis preguntarnos cualquier cosa o sugerirnos alguna funcionalidad o cambio podéis hacerlo en Facebook y Twitter

Toolea 3.0 será accesible desde cualquier dispositivo, ya sea Smartphone, Tablet, portátil o sobremesa.

Esta era una de las necesidades que nos habíais trasladado vosotros, los usuarios de la plataforma, quienes la hacéis crecer día a día. A continuación os resumimos qué supone este responsive design:

• Visualización adaptada del contenido: Dependiendo del tipo de dispositivo, Toolea adaptará de una forma u otra los comentarios, iconos, elementos clickables como “Responder” o “Well Done”. De esta forma trabajar con la plataforma será muy sencillo.
• Creación de contenido adaptada: Los cajetines de creación de comentarios tendrán una versión orientada al tamaño de pantalla del dispositivo desde el que abras tooleaV3
• Menús conjuntos: Para poder acceder a los menús dadas las limitaciones de espacio de ciertas pantallas los menús pasarán a ser iconos en los que hacer click que desplegarán opciones.
• A lo largo: Pues eso, para determinados dispositivos la versión accesible de #tooleaV3 será la que véis a la derecha. ¿Bonita, verdad?

¿Queréis saber más? No seáis impacientes chic@s, dejad algo para el próximo post

Recordad que podéis seguir todas las novedades de la próxima version en el hashtag #tooleaV3 y si queréis preguntarnos cualquier cosa o sugerirnos alguna funcionalidad o cambio podéis hacerlo en Facebook y Twitter

Una de las mejoras más importantes de Toolea en su nueva versión serán las Conversaciones. Se tratará de un espacio donde cada usuario podrá visualizar TODO lo que comenta de forma privada o pública, individualmente o en grupo, con otros profesionales dentro de la plataforma.

Su uso, aunque tremendamente sencillo, facilitará enormemente el trabajo en Toolea, accediendo a aquella información que necesita de forma rápida y usable. A continuación os detallamos alguno de los usos de “Conversaciones”:

• Acceso a comentarios independientemente de con quién o cuándo se realizaron. ¿Cuántas veces hemos tratado de encontrar aquel email en el que hablábamos de un tema con una determinada persona y hemos tardado minutos en dar con él? Para evitar esto en Conversaciones podrás buscar términos dentro de los comentarios enviados y recibidos. Una forma genial de aumentar nuestra productividad.
• Filtros por usuarios: Podrás acceder a comentarios de cualquier usuario de Toolea con el que tengas conversaciones, ya sea un compañero de trabajo, cliente o proveedor. Con un simple click dentro de Conversaciones aparecerá cualquier comentario que compartas con esta persona.
• Espacios temporales: En ocasiones acceder a la información se vuelve complicado cuando no recordamos los términos que se trataron. En Toolea hemos pensado en cómo solucionar este problema. Por ello podréis acotar todos los comentarios o comentarios de con un determinado usuario a un espacio temporal. Por ejemplo: Sé que hablé de algo relacionado con el balance la semana pasada con mis compañeros pero no recuerdo exactamente qué. Encontrar dicha información será realmente sencillo gracias a Conversaciones.

Y aún queda lo mejor: La creación de contenido. Desde conversaciones podremos enviar comentarios a cualquier parte, sin necesidad de ir a nuestra Intranet o un proyecto en concreto.

Esto ha sido todo amigos. Seguiremos avanzando novedades de #tooleaV3 No dudéis en preguntarnos aquello que queráis saber, proponernos nuevas utilidades y, si os ha gustado el post, recomendarlo en Facebook y Twitter

Queda muy poco para que la nueva versión de Toolea vea la luz. Pero antes queremos adelantaros algunas de las mejoras y diseños que tenemos preparados para la Intranet de vuestra empresa

En vuestra Intranet compartir archivos, comentarios y tareas es ya una realidad, pero con #tooleaV3 todo será mucho más fácil y dinámico, aquí van las mejoras que os tenemos preparadas:

• Cajetín multifuncional: Desde un mismo sitio podrás crear el contenido que desees, desde un comentario simple a una tarea para varios usuarios. Todo centralizado y muy sencillo de usar.
• Diseño por apartados: Los espacios pasarán a ser cajas individuales donde se muestran las tareas, los comentarios y los archivos. Así todo estará localizable y accesible en cualquier instante.
• Más gamificación: Si algo está funcionando bien en Toolea es la gamificación. Cualquier profesional puede enviar “Well Done” a sus compañeros para valorar sus comentarios, tareas… su trabajo en general. A partir de ahora recibiréis “badges” o medallas por recompensas puntuales. Os va a encantar.
• Info, info y más info: Cuando paséis por encima de un usuario podrás ver su perfil resumido, sin necesidad de hacer click.

Y como muestra un botón: Aquí tenéis una captura del diseño de vuestra Intranet en #tooleaV3

Recordad que podéis seguir todos los avances de esta nueva versión en Twitter con el hashtag #tooleaV3

Ya está disponible una de las mejoras más importantes de Toolea: la integración completa con servicios externos de calendarios. Aquí os enseñamos cómo sincronizar vuestros calendarios de forma rápida y sencilla (en menos de 5 minutos)

En primer lugar debemos acceder a Toolea e ir a “Agenda” (también podemos hacer la sincronización desde Configuración—>Sincronizaciones o desde el botón azul de novedades llamado de la misma forma)

Haremos click en “Sincronizar Google Calendar”

Veremos que se abre una ventana en la que debemos dar acceso a la aplicación.

El siguiente paso es elegir qué calendario de Google Calendar queremos sincronizar

Una vez seleccionado, daremos acceso y podremos ver que la aplicación está sincronizada.

Como veis el Calendario ha cambiado, ahora tendremos todos los eventos de los próximos 30 días de Google Calendar en Toolea y todo lo que cambiemos tanto en la Agenda como en Google se verá reflejado en cualquiera de las dos plataformas. ¿Productivo, no creéis?

iCal y Outlook

Para los que uséis iCal u Outlook esto no será un problema, bastará con añadir la cuenta de Calendar que tengáis sincronizada con la Agenda de Toolea para ver reflejados los datos en estas plataformas. Para ello en iCal basta con hacer click en “Preferencias”—>”Cuenta”—>”Botón inferior izquierdo +”—>”Tipo de cuenta= Google”

De igual manera todo lo que cambiemos en iCal se reflejará en Calendar y Toolea y viceversa

Esperamos que esta guía os haya sido de utilidad. De cualquier forma sabéis que podéis poneros en contacto con nosotros para preguntarnos cualquier duda sobre esta nueva funcionalidad a través de la cuenta “Ayuda en Toolea”.

¡Un saludo y nos vemos en Toolea!

Hoy estamos de estreno: ¡¡¡Ya podéis sincronizar vuestras cuentas de Google Docs y Dropbox en Toolea!!! ¿Qué significa esto? En primer lugar que cualquier archivo que tengáis en vuestras cuentas podrá ser compartido en todos vuestros grupos de trabajo, “mi trabajo” (Intranet), con otros contactos y en vuestro perfil. Esto supone un tremendo avance a la hora de trabajar online con profesionales externos y compañeros. Además Toolea cuenta con una integración realmente profunda, no sólo se compartirán los archivos sino que cualquier miembro de vuestra empresa podrá trabajar en tiempo real con ellos, editando los documentos de Google Docs que queráis.

Multisubida

Otra de las mejoras que incluye esta integración es la multisubida de archivos. A partir de este momento podéis adjuntar desde vuestro ordenador tantos archivos como deseéis a Toolea. Y todo con un solo click, de forma rápida y cómoda.

Comparte sin límite

No hay límite de archivos, por lo que en un mismo comentario podréis adjuntar tantos documentos de Google Docs, Dropbox o de vuestro propio ordenador como queráis, todo aquello que os facilite el trabajo a vosotros y vuestro equipo.

Documentos públicos

Al compartir en vuestro perfil haréis que estos documentos sean de acceso público para todos vuestros contactos. De esta forma cualquier información, dossier o documento relevante que queráis compartir sin restricciones aparecerá en Toolea. Pero tranquilos, sólo aquellos que sean vuestros contactos podrán acceder a ellos.

Y todo gracias a vosotros

Vosotros fuisteis los culpables con vuestras sugerencias de que comenzásemos a trabajar en esta integración. Muchísimas gracias por vuestras sugerencias, si no fuera por ellas esto no sería posible. Y es que en Toolea estamos muy felices. Con este anuncio se cierra una semana de buenas noticias en la que nos hemos convertido en la primera plataforma española con la que trabajar online en España según los datos de Alexa Traffic Rank: no tenemos palabras para agradeceros todo este apoyo en 8 meses, la comunidad de Toolea es el verdadero motor de todo lo que estamos logrando

Nos vemos en Toolea

“Mi Trabajo” es el espacio profesional 100% privado de Toolea en el que las empresas pueden trabajar internamente.

Mientras hace unos años sólo las grandes firmas podían permitirse invertir en este tipo de programación Toolea ha acercado de forma gratuita las Intranets a toda clase de compañías: pequeñas, grandes o medianas. En este post os enseñamos cómo sacarle el máximo partido a este recurso, vamos a ello:

1. Comentarios cortos y concisos: Los españoles somos muy dados a escribir mensajes largos llenos de giros y rodeos, esto puede estar bien en determinados momentos pero ten en cuenta que quien lo reciba estará consumiendo parte de su tiempo en información que podrías haberte ahorrado. En Toolea podrás crear comentarios largos o cortos, como desees y dependiendo de la ocasión. Nuestro consejo: menos es más.
2. Divide en proyectos: Cualquier proyecto de tu empresa puede ser creado en Toolea, para ello basta con editar los permisos y usuarios y comenzar a crear tareas grupales o individuales. La productividad de las empresas se ve aumentada de forma drástica con este sistema de control ya que los administradores conocerán rápidamente los estados de las tareas y podrán enviar mensajes a los usuarios al cargo. Pero lo mejor es que cada proyecto y tarea puede tener una valoración económica y archivo adjunto, teniendo siempre de forma centralizada estos datos al alcance de cualquier persona con privilegios para ello.
3. Administradores y comerciales: En Toolea puedes dar privilegios a tus compañeros de trabajo (si eres administrador). Esta es una forma fantástica de aminorar la carga de trabajo de los usuarios. Cada tipo de usuario podrá realizar unas funciones, por ejemplo, los administradores pueden editar los datos de vuestro perfil de empresa. Los comerciales por su parte pueden hablar en nombre de la empresa en B2B y con los clientes en el perfil público.
4. Archivos: Tener los archivos dispersos en varios emails con copia a diferentes usuarios, en diferentes ordenadores o dispositivos de almacenamiento es uno de los puntos más conflictivos en materia de productividad dentro de una empresa. En “Mi Trabajo” esto se acabó: desde la pestaña archivos podréis visualizar y descargar cualquier archivo que hayáis compartido en vuestra Intranet, a partir de ahora todo será mucho más fácil.
5. Respuestas orientadas: Cada respuesta en Toolea dispone de un identificador que podrás ver seguido de @. Esto resulta muy útil para citar otros comentarios sin tener que copiar texto, os ayudará a focalizar las conversaciones en un punto y no repetir información

Esperamos que estos consejos os sean de utilidad, nosotros seguiremos trabajando en este sentido para hacer de Toolea el espacio ideal donde aumentar la productividad de vuestra empresa.

Y recordad que podéis preguntar lo que queráis a “Ayuda en Toolea” y colgar vuestras sugerencias en el siguiente enlace: http://toolea.uservoice.com/forums/121955-general