¡Bienvenido al Blog de Toolea!

Te traemos todas las noticias sobre trabajo en equipo, herramientas colaborativas y productividad.

Siempre desde un punto de vista fresco y dinámico

… adelante, pasa y únete tooleano

 

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Nueva funcionalidad: Contador de Tareas en proceso en Intranet
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Redes sociales corporativas y trabajo en equipo
3
Tienes una tarea pendiente, no te hagas el remolón
4
Nueva mejora: Alertas de nuevos comentarios en cada proyecto
5
5 lecciones sobre emprendimiento por Barney Stinson
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Necesitas una Sala de Prensa en tu Startup
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Tus reuniones personales compartidas en tu Intranet
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Cómo crear horarios flexibles en nuestra empresa
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Teletrabajando
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Tus proyectos en Toolea con más clase

Nueva funcionalidad: Contador de Tareas en proceso en Intranet

Ya está disponible en vuestra Intranet una nueva funcionalidad muy esperada por todos los tooleanos: Visor de tareas en proceso de todo vuestro equipo con contador de tiempo.

Cuántas veces habéis preguntado a vuestros compañeros: ¿Con qué estás ahora mismo? ó ¿Tienes un momento o estás con algo? A partir de ahora todos podréis saber en qué estáis trabajando y cuánto tiempo lleváis con ello de un sólo vistazo gracias a esta nueva funcionalidad en vuestra Intranet.

Tareas_en_proceso_toolea

Cada vez que marquéis una tarea en proceso en vuestra Intranet aparecerá en la parte superior derecha de la Intranet de vuestra empresa, mostrándo a todos los usuarios (que puedan ver dicha tarea, no a los que no tengan acceso, tranquilos :) ) cuánto tiempo lleváis y en qué estáis.

Aquí os dejamos algunos casos de uso que os encantarán:

  • Los jefes de equipo podrán estar al tanto de las tareas de todos los componentes.
  • Podéis indicar a vuestros compañeros con qué tarea estáis y desde cuándo.
  • Veréis en qué tareas están trabajando otros compañeros de equipo para saber si podéis molestarlos o no.

Y de regalo otra mejora: Hemos aprovechado para cambiar el diseño de tareas en el timeline de Intranet. Como véis ahora es mucho más limpio y claro, aprovechando la pantalla para dar más información de relevancia entre compañeros.

diseño_Intranet_tareas_Toolea

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Redes sociales corporativas y trabajo en equipo

Las redes sociales corporativas suponen una mejora en la comunicación y gestión de nuestra empresa, pero por qué Toolea no es una red social corporativa, os lo explicamos.

Toolea ha ido creciendo gracias al tremendo uso que las más de 12.000 empresas registradas hacen de ella. Así hemos ido creando funcionalidades que convierten a Toolea en un gestor completo de la empresa, más allá de la comunicación sola y exclusivamente entre miembros.

La Intranet de Toolea es lo que entenderíamos como red social corporativa de nuestra empresa, en ella podemos compartir documentos, archivos, conversaciones, tareas, citas en el calendario… ya sabéis: todo lo que necesitemos para trabajar internamente. Sin embargo nuestra pyme trabajará mayoritariamente con profesionales externos: proveedores, clientes, colaboradores… por ello otras áreas han ido creciendo y tomando protagonismo en el trabajo diario dentro de la plataforma.

trabajocolaborativo

Las Áreas de clientes son un espacio en el que la pyme podrá intercambiar información relevante y archivos con sus clientes y/o proveedores, de forma 100% segura y privada. Además podrás instalar un plugin en tu web para que éste redireccione a tus clientes hacia este espacio dónde trabajar de manera cómoda y segura.

Tareas. En Toolea tienes tu propio gestor de tareas. Una de las últimas funcionalidades que han aportado valor a esta sección, son los avisos con tus tareas más urgentes, esto te permite además de llevar una organización diaria, no dejar lugar al olvido, puesto que Toolea se encargará de recordarte las tareas más importantes.

Otra de las secciones que nos hacen diferentes es el Market. Es lo que podríamos llamar el autoservicio de tu pyme. En este espacio encontrarás promociones sobre diferentes productos y/o servicios que aportarán valor a tu pyme. Un espacio sencillo, productivo y muy útil para las más de 12,000 empresas que han elegido Toolea como plataforma de trabajo.

Como habéis podido comprobar Toolea es mucho más que una red social corporativa, Toolea es una plataforma de trabajo colaborativo que te ayudará a llevar con rigor la gestión absoluta de tu pyme.

Esperamos que sea útil tooleano :-)

Y ya sabéis podéis saber más a través de Facebook y Twitter ;-)

Tienes una tarea pendiente, no te hagas el remolón

Hey! Tienes una tarea en Toolea y termina hoy, algo debería recordártelo para que llegues a tiempo. ¿Qué te parece un aviso en la plataforma en el que veas la prioridad?

Acabamos de lanzar esta nueva funcionalidad, propuesta, como siempre, por vosotros tooleanos. Entramos un poco más en detalle:

  • Todas las tareas que finalizan y aún no están terminadas hoy aparecerán como alertas en la sección “Tareas” como veis en la foto.

Tareas para hoy en Toolea

  • Las tareas no terminadas (en proceso o pendientes) seguirán como alerta hasta que se realicen.
  • Veréis la prioridad de cada tarea pendiente para hoy con un código de colores fácilmente identificable para que vayáis a lo importante.

Ahora os toca a vosotros sacarle todo el partido a esta nueva funcionalidad, recordad que somos todo oídos, enviadnos feedback, sugerencias, mejoras… somos todo oídos!!

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Nueva mejora: Alertas de nuevos comentarios en cada proyecto

Acabamos de lanzar una nueva mejora en Toolea. A partir de este momento podréis ver qué proyectos tienen novedades de forma individualizada.

Si bien antes la alerta en Proyectos indicaba todas las actualizaciones sin discriminar por proyecto individual, ahora podréis ver en el listado cuáles son aquellos que tienen novedades y el número de ellas.

Esta mejora os será muy útil si tenéis un gran número de proyectos pues identificaréis rápidamente de dónde vienen esas alertas y podréis acceder a la información con un sólo click.

Esto es todo tooleanos, esperamos que os haya sido de utilidad y ya sabéis para estar al tanto de todo recordad que podéis seguirnos en Twitter y Facebook

5 lecciones sobre emprendimiento por Barney Stinson

Barney Stinson emprendedor

Todos conoceréis a Barney, uno de los personajes principales de “Cómo conocí a vuestra madre”, la serie que triunfa en medio mundo. Pero, ¿Os habéis parado a pensar por qué tiene tanto éxito en sus conquistas? A continuación os traemos 5 claves aplicables 100% a vuestra empresa, ahí van:

  • Tiene un objetivo claro: Cuando Barney se fija un objetivo se centra en él hasta conseguirlo. A menudo en nuestras Startups el “ruido” que se produce en nuestro entorno nos impide concentrarnos en lo verdaderamente importante en ese momento: nuestros clientes, nuestro producto, nuestros partners… Existen cientos de eventos, charlas, reuniones, ferias, organizaciones, etc. Debemos tener claro cuál es nuestro objetivo en cada momento, trabajar en él y dedicar tiempo al resto de cosas en la medida que nos ayuden a alcanzarlo, no al revés.
  • Pivota rápidamente: Barney tiene claro que si un objetivo se vuelve imposible la mejor opción es pivotar. En la empresa hacer cambios rápidos y adaptar características de nuestro producto es básico si queremos mejorar. Olvídate de ese enamoramiento que todos los fundadores tenemos al principio, la empresa debe cambiar pero la idea original aún más, debe adaptarse a las necesidades de tu target. Aplica metodologías de trabajo Lean en las que todo pase por el testeo y la consulta a tus usuarios, crea MVPs (Minimum Viable Products) con las funcionalidades requeridas, ni una más, lánzalos rápidamente y si no funciona vuelve a pivotar.
  • No tiene miedo al fracaso (rechazo): Nada hay más perjudicial para una empresa que verse paralizada por el miedo a fracasar. Básate en el punto anterior y testea bien antes de hacer nada pero HAZLO! No dejes que pase el tiempo si no obtienes los resultados adecuados. La clave puede estar simplemente en preguntar a tus clientes. Una vez te decidas no lo dudes, lánzate y haz que se produzcan cambios en tu empresa.
  • Se fija metas alcanzables: En ocasiones nos hacemos planificaciones a largo plazo (malditos planes de empresa a 5 años) que poco tienen que ver con la realidad de nuestra compañía. Esto nos lleva a tener metas inalcanzables en el momento actual y se traduce en frustración y desánimo. Una de las lecciones de “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”, uno de los libros de cabecera de todo emprendedor, es fijarse metas alcanzables. La consecución de esas metas será lo que te permita fijarte otras más complejas que en el momento actual son imposibles de conseguir. Ya sabes: pasito a pasito.
  • Y sobre todo planifica, planifica y planifica: De nada sirve tener una actitud proactiva, conocer tus límites y estar motivado si no trabajas duramente y planificas las actividades de tu empresa. Siéntante, analiza las métricas de tu compañía, los puntos débiles y fuertes tuyos y de tu equipo y a por ello. No desesperes, emprender es complicado pero muy gratificante y la base de todo es la planificación y el trabajo.

Esperamos que os haya sido de utilidad este post resumen con algunas pautas sobre emprendimiento. Como veis el símil con Barney Stinson era sólo una excusa para hablaros de lo que más nos gusta: las Startups

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Necesitas una Sala de Prensa en tu Startup

Hoy os traemos un post útil para potenciar la imagen de vuestra compañía. En muchas ocasiones hacemos grandes cosas a nivel técnico o empresarial pero no sabemos venderlas. ¿Os habéis parado a pensar en cuántos medios nacionales habéis salido? ¿Cuántos premios tiene vuestra compañía? Dar una imagen real y potente de vuestra empresa, por pequeña que sea, es algo esencial si queréis que quienes se interesan por ella terminen siendo vuestros clientes.

Sala de Prensa de Toolea

Hemos definido 4 claves para crear una completa sala de prensa:

  1. Ha de ser muy visual: Fotografías con los premios, logos de los medios de comunicación, algún vídeo o Slideshare embebido, todo aquello que de un vistazo nos ayude a reforzar la imagen de nuestra empresa será bienvenido. Cuidad mucho la imagen y vuestra Startup os lo agradecerá :p
  2. Ha de ser verificable: Links a las noticias que coloquemos en la web. Pensad que muchos periodistas, líderes de opinión o posibles clientes entrarán a verificar la información.
  3. Ha de estar actualizada: De nada nos sirve colocar las noticias de hace varios años en la Sala de Prensa si nuestro modelo de negocio y orientación ha cambiado radicalmente, es mucho mejor tener poca información actualizada y adaptada a la realidad de nuestra Startup a dejar los artículos antiguos ocupando espacio.
  4. El orden es muy importante: Pensad que el usuario que entre pasará poco tiempo en esta página por lo que los primeros impactos son muy importantes. Necesitáis elegir cuáles son los premios y enlaces a noticias más relevantes de vuestra compañía ya que demasiada información puede ser contraproducente.

En Toolea hemos predicado con el ejemplo y hoy lanzamos nuestra Sala de Prensa con los premios más relevantes y las noticias de interés de la plataforma. Echadle un vistazo a ver si hemos conseguido plasmar los 4 pasos que aconsejamos. En caso contrario Tooli será castigado :P

Enlace a la sala de prensa de Toolea: http://www.toolea.com/saladeprensa_es

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Tus reuniones personales compartidas en tu Intranet

Hoy lanzamos una nueva funcionalidad que os hará más fácil compartir información y citas profesionales con vuestros compañeros de trabajo.

Desde hace algún tiempo varios usuarios han demandado mayor agilidad a la hora de duplicar citas que son personales pero quieren que aparezcan visibles para sus compañeros en la Intranet de su empresa. A partir de ahora ya es disponible con un sólo click.

Desde el calendario personal podréis crear una cita y enviarla directamente a vuestra Intranet en copia. De esta forma los miembros de vuestra empresa estarán al tanto de dicha reunión.

citascalendariotoolea

Antes para hacer esta acción debías crear dos veces la reunión, lo que significaba, no sólo doble trabajo, sino imposibilidad de transladar los cambios de una a otra. Con esta nueva funcionalidad cualquier acción que hagas en una cita se duplicará en la otra.

Ejemplos de uso:

  • Reuniones de equipo
  • Reuniones relevantes para el equipo
  • Entregas parciales y finales de trabajos

¿Y la sincronización con Google Calendar? ¡Aún mejor! Con esta nueva funcionalidad cualquier cambio se reflejará no sólo en G.Calendar o en tu calendario personal sino en aquellas citas compartidas en la Intranet. ¡Más potencia en el calendario de Toolea!

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Cómo crear horarios flexibles en nuestra empresa

horarios flexibles

Cada vez son más las empresas que apuestan por horarios flexibles para sus trabajadores. Esto se traduce en una mejora de la conciliación de la vida familiar con la profesional, más calidad de vida por tanto para el trabajador y más productividad para la empresa. Pero aplicar horarios flexibles no es algo que deba tomarse a la ligera, conlleva un análisis profundo de las responsabilidades de cada equipo y las tareas compartidas.

En primer lugar debemos determinar qué flexibilidad de horarios podemos tener en cada puesto de trabajo y en qué medida, para ello es imprescindible saber dos cosas: Qué porcentaje del horario laboral destina cada trabajador a tareas individuales y qué porcentaje a tareas en común con otros miembros del equipo.

El siguiente paso es analizar si ese segundo porcentaje, el de las tareas en equipo, debe hacerse en persona o puede realizarse a través de videoconferencia, chat, llamadas telefónicas o, en general, de cualquier forma que no requiera una presencia física por parte de todos los miembros del equipo. Esto hará más ágil y cómodo el trabajo.

En tercer lugar debemos considerar el tamaño y la fase en la que se encuentra la empresa. Para etapas iniciales es esencial pasar mucho tiempo con los compañeros, “hacer equipo” y fomentar el tiempo en común. Sólo así conseguiremos conocer a quienes van a compartir esta andadura con nosotros. En el caso de las Startups es aún más importante pues fomenta la aparición de nuevas ideas y mejora de los conceptos en los que estamos trabajando.

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Teletrabajando

Hace unos días subíamos a Facebook un artículo que comenzaba diciendo que el futuro del mercado laboral era el teletrabajo. Esto parece estar claro, pero también hay que tener claro que no es fácil ser un teletrabajador.  Para ser un teletrabajador eficiente y productivo es necesario poseer (o trabajar por adquirir) una serie de hábitos, además de contar con un alto grado de autodisciplina, factor que cobra un valor fundamental en este modo de trabajo.

Los siguientes factores deben resultar familiares a los teletrabajadores y si no es así, sería bueno que te esforzaras por lograrlos o quizás mejorarlos.

  • Puntualidad: si, trabajar en casa te permite tener un horario flexible. Ésta es una de las principales ventajas del teletrabajo, pero es importante establecer un horario en función de la rutina diaria de tu hogar. Si por las mañanas los demás trabajan fuera y los niños están en el cole, ese es tu momento. Quizás por las mañanas tienes que realizar otras tareas, por ejemplo domésticas, y los pequeños por la tarde tienen actividades extra-escolares pues aprovecha la tarde como jornada laboral. Cada quién, en función de la rutina de su hogar, sabrá elegir que tramo del día es el más idóneo para trabajar más cómoda y eficientemente.
  • Espacios: como ya sabemos el lugar de trabajo influye notoriamente en nuestra productividad. Debemos encontrar el rincón de nuestra casa que más se adecue a nuestras necesidades. Sería genial que fuese un lugar alejado de posibles distracciones, con entrada de luz natural, ordenado, espacioso, incluso inaccesible para los pequeños de la casa (sobre todo por lo que puede pasar con documentos, ordenador…). Si además pretendes atender a los clientes en casa debes procurar un espacio que dé una imagen profesional, y que no parezca que recibes una visita de un amigo.

  • Tu aspecto: cuando trabajamos en casa lo primero que descuidamos es nuestro aspecto. Trabajar en pijama es un tópico para muchos. Pero tanto si recibes clientes en casa como si no, la imagen no podemos descuidarla. ¡Recuerda! Estás trabajando. Aunque no recibas clientes en casa, en cualquier momento de la jornada te puede surgir una videoconferencia con un cliente importante, con los directivos de tu empresa… o cualquier otro imprevisto. Si por el contrario trabajas en casa, ten en cuenta que los clientes no siempre conciertan una cita o te llaman por teléfono, es tu lugar de trabajo y pueden aparecer de manera inesperada. ¡¡¡No creo que les apetezca verte en pijama!!!
  • Autodisciplina: como escribí al comenzar el post la autodisciplina toma gran valor cuando teletrabajamos. Estar en casa supone flexibilidad en tus horarios, poder atender una urgencia o imprevisto, conciliar mejor vida laboral y familiar… pero hasta ahí. Todo esto no significa que no estés trabajando, que puedan interrumpirte, que no te respeten en tus horas laborales, que te pidan que hagas algún recado porque eres el únic@ que te quedas en casa, te repito ¡estas trabajando! Por lo tanto habrá que dejar todo esto para el final de la jornada que TU establezcas en función de tu día a día.

Bajo nuestro criterio éstos son los factores más importantes para este modo de trabajo, ¿eres teletrabajador? ¿te gusta esta opción? Si tienes alguna otra idea sobre como mejorar el teletrabajo, cuéntanos!!

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Tus proyectos en Toolea con más clase

Os traemos una nueva funcionalidad en Toolea recién salida del horno. Se trata de un cambio que os ayudará a identificar vuestros proyectos por categorías. Pero, ¿Qué hemos hecho?

En Toolea hay miles de proyectos creados y cada día las de empresas que trabajáis con la plataforma creáis cientos de ellos: con colaboradores, para el debate de ideas, formación, comercial… de todo. Por ello nos hemos lanzado a programar etiquetas que os harán más fácil identificar qué clase de proyecto es y qué os vais a encontrar si os invitan a formar parte de él.

El primer paso fue analizar los nombres de los proyectos y las descripciones. Con ello hemos sacado 6 categorías, las más usadas por vosotros:

  • General
  • Comercial
  • Trabajo con colaboradores
  • Formación
  • Debates e ideas
  • Otros

A estas categorías hemos añadido colores identificativos e iconos que aparecerán, como veis en la captura superior, en la esquina superior derecha. Además de lo anterior encontrareis una leyenda siempre visible en “Proyectos”.

Creación de proyectos

Crear un proyecto en Toolea seguirá siendo igual de fácil que antes, ahora sólo tendréis que seleccionar qué tipo es y hacer click en crear. Si no lo hacéis, por defecto el proyecto pasará a la categoría “General”, pudiendo cambiarla en cualquier momento.

Esto es todo por hoy tooleanos, una pequeña gran mejora que esperamos os haga más fácil la comunicación en vuestra empresa. Y ya sabéis para estar al tanto de todo recordad que podéis seguirnos en TwitterFacebook.

 

 

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