¡Bienvenido al Blog de Toolea!

Te traemos todas las noticias sobre trabajo en equipo, herramientas colaborativas y productividad.

Siempre desde un punto de vista fresco y dinámico

… adelante, pasa y únete tooleano

 

1
Productividad Vs Verano ¿Cómo lo llevas?
2
La importancia de las llamadas comerciales para pymes
3
Gestión eficiente de clientes
4
Cada cosa en su sitio
5
La alimentación, base de nuestra productividad
6
Lunes productivos con Toolea
7
Posibles Estados en un CRM
8
Tareas Sprint
9
¿Por qué un CRM en tu empresa?
10
Guía rápida de gamificación en Toolea

Productividad Vs Verano ¿Cómo lo llevas?

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Hace unos días dábamos la bienvenida a la estación del año más anhelada por la inmensa mayoría de la población, el Verano.
Las ganas de sol, de mar, de aire nos invitan a disfrutar con la familia, a salir con los amigos, a hacer deporte al aire libre… Podemos decir que se respira alegría.

Es una época exquisita para realizar muchas actividades y para el ocio, pero…¿para nuestra productividad será la mejor época del año?

Es cierto, existen determinados períodos o épocas que por sus características, situaciones o circunstancias no favorecen nuestra productividad. Éstas no deben convertirse en excusas, o justificaciones. Llegar a ser una persona productiva es cuestión de tiempo, dedicación, aprendizaje, técnicas, habilidades… Cuando se logra ser productiv@ no podemos dar un paso atrás, debemos tener la capacidad de lograr nuestros objetivos y metas sea cual sea el entorno, el tiempo, las circunstancias o las situaciones que nos rodeen. Ser productiv@s no depende de nada de ésto, se trata de adaptarte al medio, al lugar y ser capaz de trabajar y desenvolvernos de la mejor manera, eficaz y eficientemente.

De cualquier manera, para los momentos en que sentimos esa sensación de pereza y de “libertad” que nos llevará a postergar alguna tarea, quizás importante, la mejor medicina es la disciplina. Establecer un horario de trabajo, un orden de prioridades, dejar hueco a posibles imprevistos, evitar interrupciones y establecer un lugar de trabajo cómodo son sólo algunas de las medidas a tomar para finalizar nuestra jornada de trabajo siendo productiv@s. Si además trabajamos en la nube, esto nos puede evitar muchos problemas.

Y por fin, ahora toca disfrutar de nuestro tiempo de ocio :-)

Esto ha sido todo tooleanos, recordad que podemos seguir tratando sobre este tema en Facebook o Twitter.

La importancia de las llamadas comerciales para pymes

Tendemos a pensar que las nuevas tecnologías mejoran siempre a las ya existentes cuando en la mayoría de los casos las complementan aumentando los resultados cuando se usan conjuntamente. Este es el caso de las temidas llamadas comerciales.

Como bien sabemos el ratio de conversión a través de llamadas comerciales a puerta fría es muy bajo, así como el tiempo que debemos dedicar mucho mayor que utilizando otras opciones como por ejemplo el mailing. Pero un cambio de perspectiva de sustitución a colaboración de técnicas nos hará ganar muchos puntos en nuestra gestión de clientes.

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Rompe el hielo con un contacto directo

Para que esta gestión a través de llamadas comerciales tenga más éxito trata de tener un primer contacto con el que romper el hielo a través de otras vías. Para ello Twitter o la propia Fan Page de Facebook de la marca pueden ser grandes aliados.

Continúa el trabajo con una llamada

Ahora que ya has roto el hielo es el momento de llamar a tu posible cliente. Los porcentajes de aceptación en este momento serán mucho más altos ya que estará pendiente de tu información y por teléfono te será más sencillo explicarlo.

Utiliza otro soporte pero con cuidado

Si además del audio decides hacer una videoconferencia a través de Skype o Hangout recuerda que otros factores entrarán en juego, no sólo el todo de tus palabras, también el lenguaje no verbal. Demuestra tranquilidad y conocimiento y hazle saber que ante cualquier duda existe un soporte que le ayudará a resolvérsela.

Los cierres, siempre abiertos

Cuando cierres una conversación con un cliente trata de dejar siempre una segunda reunión, llamada o email pendiente con algunos datos, de esta forma no se perderá en el tiempo o enfriará el contacto y las posibilidades de conversión en cliente serán mayores.

Esperamos que estas 4 claves os sean de utilidad tooleanos, recordad que podéis comentar en este mismo artículo o seguir la conversación a través de Twitter o Facebook.

Gestión eficiente de clientes

 La gestión de cuentas es una de las actividades que más trabajo pueden darnos en nuestra pyme, para ello es necesario categorizar y hacer un seguimiento correcto de nuestros clientes que nos permita maximizar los tiempos y optimizar esfuerzos, dando un resultado en términos de conversión adecuado.

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En Toolea queremos daros algunos consejos sobre cómo gestionar eficiéntemente la cartera de clientes de vuestra empresa:

  • Implica a tu equipo: Gestionar clientes de forma individual es realmente complicado, necesitas que diferentes personas de tu empresa participen en tareas específicas y diversas. Para ello haz partícipe de los diferentes estados de cada cuenta a todo el equipo que deba participar en la consecución y fidelización del cliente.
  • Centraliza las comunicaciones: Uno de los principales problemas a la hora de gestionar cuentas es la pérdida de información. Existen muchas vías de compartir información sobre nuestras cuentas de clientes: mails, Whatsapp, mensajes de texto… Todos ellos funcionales, pero cuando se combinan sobre un mismo tema el problema puede ser mayor a la solución. Por ello os recomendamos el uso exclusivo de un programa CRM (Customer Relationship Management).
  • Comunica sólo lo necesario (no hagas ruido): Tan nocivo para la gestión de cuentas de tu empresa es la falta de comunicación como la comunicación por exceso. Por ello recuerda que sólo debe compartirse lo realmente trascendente con las personas que necesiten acceder a dicha información, si hacemos demasiado ruido provocaremos importantes problemas en nuestro equipo como la falta de interés o el descenso del tiempo destinado a esta labor tan importante en nuestra compañía.

Estos tres consejos básicos os ayudarán a maximizar vuestra gestión de cuentas. Recordad que si queréis ampliar información podéis comentar este artículo o comunicaros con nosotros a través de Twitter y Facebook.

¡Un saludo tooleanos!

Cada cosa en su sitio

Resulta una frase tan obvia que parece hasta innecesario que la analicemos. Sin embargo, tiene mucho que ver con la Productividad Personal.
De vez en cuando se acumulan cosas por hacer, por ordenar o por revisar. Eso nos pasa a todos. Ya sabes, aquel día que te propones tener la bandeja de los papeles, tus carpetas del ordenador o la bandeja de entrada de tu correo vacías.
Normalmente empiezas bien, pero llega un momento en que por una u otra razón se han acumulado los papeles, archivos o e-mails de tal modo que te da una pereza terrible ponerte con ello. Además esa pereza se retroalimenta, pues cada “ahora no” hace la pereza más poderosa y temible.
Tal vez te hayas planteado alguna vez la siguiente cuestión. ¿Por qué cuando hay poca cantidad de información o documentos que tenemos que organizar no lo hacemos? Algunos dirán que el motivo es que hay tan poco, que pensamos que realmente no es urgente ya que puedes hacerlo en cualquier momento y por eso lo postergamos.
En parte eso cierto pero existe otra razón más determinante. Muchas veces, no decidimos dónde debe ir cada elemento que recibimos, simplemente porque no tenemos creado o asignado su espacio concreto, seguro y fiable para guardarlo.
No existe tal carpeta para ese documento, tal cajón para ese objeto, tal lista para apuntar esa tarea o incluso tal bloc de notas para guardar esa fantástica idea que se te ha ocurrido mientras te duchabas.
Entonces dejas ese elemento, aún por organizar o decidir qué hacer con él, en la bandeja de entrada física o digital, o lo que es peor aún, lo colocas en tu querido cajón de sastre que no para de engordar día a día.
Algunos se ponen a organizarlo de vez en cuando y consiguen volver a empezar. Otros muchos para limpiarse la “mala conciencia” de lo que ven cada vez que abren ese cajón de sastre, deciden crear el “cajón de sastre 2″ y como en las películas, continúan la saga.
Por eso si defines y decides muy bien dónde debe ir cada elemento nuevo que entra en tu sistema, te será tan fácil ubicarlo que no te va a dar tanta pereza hacerlo y así podrás olvidarte de la procrastinación.
Por tanto, antes de ponerte a organizar tus últimos elementos recibidos dedícale el tiempo que merece a asegurarte de que tu sistema productivo tiene un lugar asignado para cada elemento. Lo que decíamos, cada cosa en su sitio.

Cadacosaensusitio

David Carulla
Consultor y Formador en Productividad Sostenible
CEO y Co-Fundador de emorganizer y de la red Business Productivity Leadership

La alimentación, base de nuestra productividad

Tener una buena salud incide directamente en nuestro nivel de productividad. Poseer una buena salud depende de varios factores, uno de los más importantes la alimentación.
Es este tema el que protagonizará esta entrada.

Llevar una buena alimentación no se trata únicamente de los alimentos en sí. Es bueno saber qué comemos, cuantas veces comemos al día, qué cantidad, qué componentes tienen los alimentos que ingerimos, que beneficios nos aportan…

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Nuestra rutina laboral nos arrastra a desayunos rápidos y de poca consistencia, sin embargo, ¿cuántas veces habremos oído que el desayuno es la comida más importante del día?
Un desayuno compuesto de algún lácteo, frutas y cereales es ideal para cargarte de energía y dar el 100 % en tu puesto de trabajo. La hora de la comida se complica aún más, ya que muchos no volvemos a casa sino que comemos en el trabajo. La prisa, la falta de tiempo, existen mil excusas que podemos utilizar para justificar una mala alimentación, pero una vez más si se quiere se puede.
Las comidas de mediodía suelen ser excesivas y por si fuese poco solemos acompañarlas de bebidas con azúcares, algo que no nos favorece, ya que provoca una peor digestión y por tanto la disminución del rendimiento físico y mental. La pasta, el arroz, las ensaladas, los pasteles de verduras, son buenas opciones para llevar en el tupper al trabajo ¿no te parece?

Comer de la manera adecuada incide de manera positiva en nuestra forma de trabajar, ya que se asocia, por ejemplo, a menores cuadros de estrés. Como hemos visto una buena alimentación nos da la energía necesaria, mejorando nuestro rendimiento laboral.
Existen estrategias que se pueden poner en práctica para promover una buena alimentación y salud entre los empleados de tu empresa, pero esto lo dejamos para el siguiente post.

Esto es todo tooleanos!!
Recuerda que puedes seguirnos en Facebook y Twitter. ¡Te esperamos! :-)

Lunes productivos con Toolea

No nos engañemos, la mayoría de los Lunes son complicados, pareciera que todas las fuerzas del universo se alían en nuestra contra para hacernos el inicio de semana, cuanto menos, difícil.

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Despertamos, nos acicalamos, desayunamos y llegamos a la oficina, cuando encendemos el ordenador nos inundan los correos electrónicos, las llamadas, las tareas pendientes… etc.
Todo esto para gran cantidad de personas ha cambiado y todo gracias a Toolea. Te dejamos unos tips para que tus Lunes sean más sencillos y productivos. ¡Toma nota!

  • Lo primero y más importante disfruta y desconecta durante el fin de semana. Es la única manera de cargar tus pilas, tu cuerpo y tu mente lo agradecerán.
  • Dedica unos minutos al finalizar la jornada del domingo a revisar tu calendario y tus tareas en Toolea, se descansa mucho mejor si sacas de tu mente los pendientes y las tareas a realizar el próximo día. Si no quieres ocupar tu fin de semana con ninguna labor profesional, aplaza esta tarea para el Lunes, eso sí adelanta tu despertador media horita.
  • Una vez en Toolea si tú o algún compañero tiene alguna cita o evento pendiente para el Lunes que habías olvidado durante tu fin de semana Toolea te lo recordará para que llegues a tiempo.
  • En el apartado “Tareas en proceso” aparecerán las tareas que tengas pendiente, así no se te pasará ninguna.
  • Cuando gestionamos nuestras tareas personales en Toolea (apartado “Tareas” de nuestro Menú) aparecerá a nuestra derecha “Tareas Sprint” un complemento ideal para tu productividad personal. Comienza el día creando las tareas que tienes que realizar durante el día y Toolea se encargará de recordarte cuáles son, qué tiempo llevas dedicado a ellas y cuál es la prioridad de la misma. Todo ello con un sólo vistazo.

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Por cierto, desde el equipo de Toolea también te recomendamos un poco de música para el Lunes, un extra de entusiasmo y motivación nunca viene mal. Dale al Play.

Esto es todo #tooleanos y recuerda que puedes seguir nuestros pasos a través de Facebook y Twitter

¡Te esperamos! :-)

Posibles Estados en un CRM

Hace unos días hablábamos de los CRMs y de las posibilidades que nos ofrecen estos sistemas. Se definen como sistemas online de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing.

En esta ocasión vamos hablar de los diferentes estados que se establecen en un CRM (Customer Relationship Management)

  • Prospección: es la primera fase del proceso, hacemos una exploración en búsqueda de futuros clientes. Se trata de recabar la suficiente información para decidir si es un cliente potencial o no.
  •  Toma de contacto: Una vez recabada la información necesaria, damos el siguiente paso, la toma de contacto con el cliente para presentarnos, presentar nuestro producto/servicio y que conozca la empresa.
  • En negociación: En esta fase iniciamos la negociación con el cliente. Información sobre el producto/servicio, precio de venta, garantías, atención… Anotaremos detalles que nos ayuden en el próximo encuentro, como por ejemplo, gustos del cliente, si lo vemos o no receptivo, las ganas por adquirir el producto/servicio… Todo lo que nos sea útil y nos pueda facilitar el próximo encuentro.
  • Cerrando: es aquí donde damos las últimas pinceladas sobre la negociación. Pequeños apuntes, compromisos adquiridos…etc.
  • Ganado: si conseguimos llegar a esta fase y escribir WON significa que hemos cerrado el negocio con éxito.

Gracias a un CRM podemos llevar el proceso de negociación al detalle desde su inicio hasta el fin, haciendo anotaciones sobre lo ocurrido en cada fase del proceso, y pudiendo intervenir diferentes miembros de la empresa en la misma negociación. Ofreciendo así una atención más personalizada y rápida a nuestros futuros clientes.

En definitiva un CRM nos hace la labor comercial más fácil.

Esperamos que os sea útil tooleanos

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Tareas Sprint

Ya está disponible una nueva funcionalidad en Toolea: Tareas Sprint. Os contamos todos los detalles a continuación.

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¿Cómo puedo acceder a las tareas sprint?

Basta con hacer click en el apartado “Tareas” en el menú de la izquierda. Un vez dentro veréis un nuevo apartado en la parte derecha de vuestras pantallas, denominado “Tareas Sprint”.

¿Qué son las Tareas Sprint de Toolea?

Se trata de tareas personales en las que debes trabajar en ese mismo momento. Al crearlas verás cuánto tiempo llevas trabajando en ellas, cuántas tienes activas y cuáles son sus prioridades.

¿Para qué puedo usar Tareas Sprint?

Tareas Sprint es un complemento perfecto para tu productividad personal. Comienza la mañana creando aquellas tareas que tienes que hacer durante el día y Toolea se encargará de recordarte cuáles son y cuál es su prioridad de un solo vistazo.

¿Puedo editar estas Tareas Sprint?

Efectivamente, puedes editarlas del mismo modo que el resto de tareas, haciendo click sobre ellas. Recuerda que en el momento en el que las termines dejarán de estar activas en Tareas Sprint y su contador de tiempo desaparecerá, activándose de nuevo si vuelves a ponerlas con el estado “En proceso”.

Esto es todo por hoy tooleanos, esperamos que esta nueva funcionalidad os ayude a seguir mejorando vuestra productividad y la de vuestra empresa. Recordad que podéis preguntarnos cualquier duda en Facebook o Twitter, así como dejar un comentario en este post.

¿Por qué un CRM en tu empresa?

CRM son las siglas del término inglés Customer Relationship Management.

Cuando introducimos estas siglas en Internet aparecerá entre los primeros resultados varias definiciones. La que hoy nos interesa, puesto que es el tema a tratar en este post, es la de CRM como sistema informático. Se trata de un sistema online de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing. Genial para pymes, freelancers, autónomos…

Cuando implantamos en nuestro sistema de trabajo este tipo de sistemas casi de manera inmediata empezamos a descubrir ventajas y diferencias frente al modelo que anteriormente utilizamos en esta área, si es que existía.

CRM - Customer Relationship Management

A continuación hacemos referencia a las principales ventajas que te proporcionará trabajar con un CRM.

  • Aumento de la información de nuestros clientes. Un CRM nos permite crear una base de datos con información veraz y personalizada de cada cliente al instante.
  • Simplificación del ciclo de venta. Al poseer mayor información sobre el cliente, el proceso de venta y atención disminuye, ya que tenemos a mano la información del cliente. Un ejemplo puede ser conocer la última compra que realizó, la cantidad, el modelo… etc.
  • Mayor control sobre nuestros clientes. Normalmente en un sistema CRM podemos señalar la etapa del proceso de venta en la que nos encontramos. De esta forma sabemos cuando debemos ser más insistentes, cuando estamos a la espera de alguna información… Todo esto traduciéndose en un mejor servicio de atención al cliente.
  • Favorece la venta cruzada. En relación a lo comentado antes sobre la información que nos proporcionan estos sistemas, la venta cruzada de productos se ve favorecida. Conociendo la información sobre las compras habituales del cliente (cantidades, diseño…) se les puede ofrecer otros productos complementarios o relacionados con los que ya posee.
  • Favorece el trabajo en equipo. Por supuesto, como estamos dejando ver un sistema CRM viene genial para el trabajo en equipo. De este modo se sabrá en qué etapa del proceso se encuentra cada cliente y podrá ser atendido por cualquier persona de tu empresa.

En definitiva, se trata de alcanzar excelentes resultados mediante la coordinación de las distintas actividades o etapas del proceso de venta.

Esperamos que os sea útil tooleanos. Y recuerda que puedes seguinos en Facebook y Twitter

Guía rápida de gamificación en Toolea

Buenos días Tooleanos, como sabéis Toolea está gamificada de cabo a rabo. Muchos nos habéis preguntado cómo conseguir ciertas badges o en qué se basa el ranking del “Productivity corner” de vuestra Intranet. En este post os explicaremos algunas de esas cuestiones, no todas… hay un par de badges que son secretas :P

 

Well Dones

Más que un simple “Me gusta”, los WD actúan como medio para la valoración del trabajo por parte de los propios compañeros.

Dependiendo de quién te otorgue un WD y en base a qué el peso será mayor o menor. Si un compañero valora una tarea terminada a tiempo con un WD el peso de éste será mucho mayor que si la tarea fue finalizada con retraso.

 

Productivity Corner

En vuestra Intranet encontraréis un ranking privado entre compañeros llamado Productivity Corner. En él se contabilizan los puntos en base a los WD recibidos el último mes y el status en el que os encontráis. Hay 3 status y uno secreto: Principiante, Abeja Obrera, Gran Promesa y… Super Estrella, pero este último es tan tan difícil de conseguir que necesitaréis meses de trabajo en Toolea para conseguirlo.

Badges (Medallas)

Se trata de recompensas puntuales, algunas básicas y otras muy complicadas, vayamos por partes:

At home: Bastará con registrarte en Toolea. La tiene el 100% de los usuarios, pero es tan bonita…

Synchronized: Sincroniza Toolea con tu Dropbox, Drive, Evernote y Google Calendar y la medalla será toda tuya.

That’s a host: Invita a 5 compañeros a Toolea

Around the world: Recibe 100WD en Proyectos.

Motivator: Otorga 100 WD a tus compañeros.

Machine: Permanece una semana en lo más alto del ranking de Productivity Corner.

Unbeatable: Permanece un mes en lo más alto del ranking de Productivity Corner.

Ommm: Todas las tareas terminadas a tiempo (Debes tener al menos 25).

Don’t stop me now: ¡Hasta aquí podíamos llegar! Esta medalla es secreta, quizás Tooli te dé alguna pista…

Quedan algunas badges por explicar, pero para ello habrá que esperar al siguiente post. O podéis investigar en Toolea. ¡Os esperamos!

Más información en http://www.toolea.com/gamification_es

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